KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ HAKKINDA AYDINLATMA METNİ

İşbu Bilgilendirme ve Aydınlatma Bildirim Formu, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ile düzenlenen gerçek kişilerin kişisel verilerinin işlenmesi ve aktarılması kapsamında tanzim edilmiş olup, 6698 Sayılı Kanun kapsamında, şirketimiz ile paylaşmış olduğunuz tarafınıza ait her türlü güncel bilgi “Kişisel Veri” olarak kabul edilecektir.

Kişisel verileriniz, yasal düzenlemelerin ve ilgili mevzuatın belirlediği koşullar çerçevesinde, mümkün olan en güvenli şekilde ve hukuki yükümlülüklerin gerektirdiği süreyle, mevzuata uygun koşullarda saklanacaktır.

Kişisel verileriniz, Şirketimiz tarafından sağlanan hizmet ve Şirketimizin ticari faaliyetlerine bağlı olarak değişkenlik gösterebilmekle; otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, Şirketimiz birimleri ve ofisler, topluluk şirketleri, internet sitesi, sosyal medya mecraları, mobil uygulamalar ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanabilecektir. Şirketimiz ve Topluluk Şirketlerimizin sunduğu ürün ve hizmetlerden yararlandığınız müddetçe, oluşturularak ve güncellenerek kişisel verileriniz işlenebilecektir.

Ayrıca kişisel verileriniz, Şirket veya Topluluk Şirketlerimizin hizmetlerini kullanmak amacıyla çağrı merkezlerimizi veya internet sayfamızı kullandığınızda, Şirketimizi veya internet sitemizi ziyaret ettiğinizde, Şirketimizin düzenlediği eğitim, seminer veya organizasyonlara katıldığınızda işlenebilecektir.

– Veri Sorumlusu ve Veri Temsilcisi

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca kişisel verileriniz; “Veri Sorumlusu” olarak Tradeware Teknoloji A.Ş. tarafından aşağıdaki açıklamalar kapsamında işlenebilecektir.

– Kişisel Verilerinizin İşlenme Amacı

Şirketimiz, aşağıda belirtilen yöntemlerle Kullanıcılardan çeşitli veriler toplamaktadır. Şirketimizin topladığı veriler, Kullanıcılar tarafından kullanılan hizmetlere ve özelliklere bağlıdır. Şirketimizce toplanan kişisel verileriniz, şirketimiz ve şirketimiz ile iş ilişkisi içerisinde olan her türlü gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, güncellemeler ile ilgili tarafınızın bilgilendirilmesi, tarafınızla yapılacak sözleşmelerin düzenlenmesi ve bu sözleşme gereklerinin yerine getirilmesi ile kanundan doğan yükümlülüklerin hatırlatılması ve yerine getirilmesi, çeşitli reklam ve pazarlama faaliyetleri,  sizler için uygun ürün, proje ve hizmetlerin belirlenmesi, bunların kişiselleştirilmesi ve geliştirilmesi, etkin bir müşteri hizmeti sunulması, mevzuatta, şirket içi politikalarda sizi ilgilendiren değişikliklerin bildirilmesi veya sizi ilgilendiren diğer bildirimlerin yapılması ve sizin lehinize olan benzeri diğer etkinlik, anketler, görüşünüzün alınması, promosyon ve kampanyaların gerçekleştirilmesi, sizleri elektronik posta, SMS ve faks ile bilgilendirmek, kampanyalardan haberdar etmek, tarafınıza basılı bültenler, dergiler, kampanyalara dair yazılar göndermek, istek, talep ve şikayetlerin değerlendirilmesi ve şirketimizin insan kaynakları politikalarının yürütülmesi, tarafınızdan gelen talep ve soruların cevaplanması amacı ile 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme koşulları ve amaçları dahilinde işlenebilecektir.

– İşlenen Kişisel Verilerin Aktarılabileceği Kişiler ve Aktarılma Amaçları

Tarafımızca toplanan kişisel verileriniz; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve güncel, belirli, net ve meşru amaçlar için işlenen, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme ilkelerine uygun olarak işlenir. Ayrıca, KVK Kanunu’nun 8 ve 9’uncu maddelerinde öngörülen şartlara uymak ve gerekli güvenlik tedbirlerini almak kaydıyla, işbu bildirim kapsamında sayılan amaçlarla sınırlı olarak, dolaylı/doğrudan yurtiçi/yurtdışı iştiraklerimiz ya da bağlı ortaklıklarımız, şirketimizce hizmet/destek/danışmanlık alınan ya da işbirliği yapılan ya da proje/finansman ortağı olunan yurtiçi/yurtdışı/uluslararası, kamu/özel kurum ve kuruluşlar, şirketler ve sair 3. kişi ya da kuruluşlara, şirketimizin bağlı şirketleri, danışmanları, hissedarları ya da çözüm ortakları diğer grup şirketlerine, Merkezi Kayıt Kuruluşu ve diğer yetkili kurum ve kuruluşlara, tedarikçilerine veya alt yüklenicilerine aktarabilir. Şirketimiz, kişisel verilerinizi, gerekli güvenlik tedbirlerini almak kaydıyla Türkiye içinde veya dışında bulunan sunucularda veya diğer elektronik ortamlarda işleyip saklayabilir.

– Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, Şirketimiz tarafından çeşitli yollardan (Şirketimizin merkezi, şubeleri, acenteleri, satış ofisleri veya diğer alt yüklenicileri veya iş ortakları ile iletişime geçebileceğiniz ofis ve diğer fiziki ortamlar, çağrı merkezleri, internet siteleri, mobil uygulamalar ve benzeri elektronik işlem platformları, sosyal medya veya diğer kamuya açık mecralar aracılığıyla, düzenleyecekleri eğitim, konferans ve benzeri ortamlara katılmanızla, tahkikat yöntemiyle veya diğer grup şirketleri veya anlaşmalı oldukları diğer kişi ve kuruluşlar kanalıyla yazılı, sözlü, ses veya görüntü kaydı veya diğer fiziksel veya elektronik ortamda vs.) elde edilebilir. Kişisel verileriniz KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında işbu metinde belirtilen amaçlarla toplanabilecek, işlenebilecek, aktarılabilecek ve saklanabilecektir. Kişisel Verileriniz, hukuki yükümlülüklerin gerektirdiği süreyle ya da ilgili mevzuatta izin verilen süreyle, mevzuata uygun koşullarda saklanmaktadır.

Kişisel verileriniz, her türlü sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda, yukarıda yer verilen amaçlar doğrultusunda Şirketçe sunduğumuz ürün ve hizmetlerin belirlenen yasal çerçevede sunulabilmesi ve bu kapsamda Şirketimizin sözleşme ve yasadan doğan mesuliyetlerini eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirebilmesi gayesi ile edinilir. Kural olarak, kişisel verilerin ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenmesi mümkün olmamakla, “bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması”, “Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması”, “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması”, “ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması”, “İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” ve/veya “Kanunlarda açıkça öngörülmesi” durumlarından herhangi birinin mevcudiyeti halinde, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verilerinin işlenmesi mümkün olabilecektir.

“Bu Kanunun yayımı tarihinden önce işlenmiş olan kişisel veriler, yayımı tarihinden itibaren iki yıl içinde bu Kanun hükümlerine uygun hâle getirilir. Bu Kanun hükümlerine aykırı olduğu tespit edilen kişisel veriler derhâl silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Ancak bu Kanunun yayımı tarihinden önce hukuka uygun olarak alınmış rızalar, bir yıl içinde aksine bir irade beyanında bulunulmaması hâlinde, bu Kanuna uygun kabul edilir.”

– Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

Şirketimiz, yerleşkesini fiziksel olarak ziyaret eden gerçek kişilerin, Şirketimiz çalışanlarının ve ziyaretçilerinin güvenliğini sağlamak amacıyla bina içinde kameralar ile görüntü kaydını almaktadır. Ziyaretçilere kamera ile kayıt yapıldığına ilişkin bilgilendirmeler bina içerisinde yapılmaktadır.

Ziyaretçilere ait CCTV kayıtları sadece yetkili kişilerin erişimine açık olan sistemlerde muhafaza edilmektedir. Bu kişisel veriler talep halinde, verileri talep etmeye hukuken yetkili olan kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılabilmektedir.

Çevrimiçi ziyaretçilere ilişkin kişisel verilerin saklanması süresi 5651 sayılı Kanun uyarınca 2 yıldır. Fiziksel ziyaretçilere ilişkin CCTV kayıtlarının saklanma süresi 2 yıldır. Kimlik bilgilerine ilişkin kişisel veriler ise ilgili mevzuatta öngörülen süreler çerçevesinde saklanır. Tedarikçiler, Danışmanlar, Eğitimciler, Denetçiler, Kurumsal üyelere ve Kurumsal Müşterilere ilişkin kişisel veriler hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl, Bireysel üyelere ilişkin kişisel veriler müşteri ilişkisinin sona ermesinden itibaren 5 yıl, çağrı merkezi ses kayıtları 2 yıl, muhasebe ve finansal işlemlere ilişkin tüm kayıtlar 10 yıl, Ticari elektronik ileti onay kayıtları onayın geri alındığı tarihten itibaren 1 yıl süre ile saklanmaktadır.

– Kişisel Veri Sahibinin 6698 sayılı Kanun’un 11. maddesinde Sayılan Hakları

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıda düzenlenen yöntemlerle Şirketimize iletmeniz durumunda Şirketimiz talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandıracaktır.

Bu kapsamda kişisel veri sahipleri;

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanma ile ilgili talebinizi, Türkçe olarak; veri sorumlusu sıfatıyla Şirketimizin Esentepe Mh. Ali Kaya Sk. Polat Plaza B Blok No:1/1 D:89 Şişli / İSTANBUL adresine kimliğinizi tespit edici belgeler ile yazılı olarak iletebilir, noter kanalıyla, tradewareteknoloji@hs01.kep.tr adresine kayıtlı elektronik posta olarak veya Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından belirlenen diğer yöntemler ile iletebilirsiniz.

Şirketimizin cevap vermeden önce kimliğinizi doğrulama hakkı saklıdır.

Başvurunuzda;

1. Adınızın, soyadınızın ve başvuru yazılı ise imzanızın,
2. Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numaranızın, yabancı iseniz uyruğunuzun, pasaport numaranızın veya varsa kimlik numaranızın,
3. Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresinizin,
4. Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numaranızın,
5. Talep konunuzun, bulunması zorunlu olup varsa konuya ilişkin bilgi ve belgelerin de başvuruya eklenmesi gerekmektedir.

– Kişisel Verilerinizin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonimleştirilmesi

İşbu Kişisel Verilerin Korunması Politikasında belirtilen amaçlarla işlenmiş olan kişisel verileriniz; 6698 Sayılı Kanun md.7/f.1’e göre işlenmesi gerektiren amaç ortadan kalktığında ve md. 17 ve Türk Ceza Kanunu md. 138’e göre ise Kanunların belirlediği süreler geçince tarafımızca anonimleştirilerek kullanılmaya devam edilecektir.

Şirketimiz ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerekli kıldığı saklama süreleri sona erdiğinde, periyodik imha için öngörülen 6 aylık süre zarfında; işlediği kişisel verileri Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesine İlişkin Rehber’de belirtilen anonim hale getirme yöntemlerinden, iş süreçleri ve faaliyetlerine en uygun olan bir veya birkaç tekniği kullanarak anonimleştirir ve bu şekilde verileri kullanmaya devam eder.

– Politikada Yapılabilecek Değişiklikler ve Güncellemeler

Şirketimiz bu Politikada, yasal düzenlemeler ve Şirket Politikası doğrultusunda değişiklik veya güncellemeler yapabilir. Tüm bu değişiklik ve güncellemeleri yansıtan yeni Politika metni hakkında ilgili kişilere web sitesi üzerinden gerekli bilgilendirmeler yapılır.